Union Nationale des Syndicats Autonomes

 CONGES DE MALADIE – CONGES ANNUELS - REPORT AUTOMATIQUE

Fiche technique statutaire

 Une directive européenne du 4 novembre 2003 contredit les dispositions du décret du 26 novembre 1985 relatif aux congés annuels des fonctionnaires territoriaux qui posent le principe du non-report des congés annuels non pris au cours d’une année civile.

Mais la Cour de Justice de l’Union Européenne (CJUE) précise que les congés annuels non pris du fait de la maladie peuvent être reportés.

Une circulaire de la Direction Générale des Collectivités Locales (DGCL) du 8 juillet 2011 a finalement clarifié les dispositions précitées.

1. Principe du non-report des congés annuels sauf autorisation exceptionnel

Selon l’article 5 du décret n°85-1250 du 26 novembre 1985 relatif aux congés annuels des fonctionnaires territoriaux, le congé dû pour une année de service accompli ne peut se reporter sur l'année suivante, sauf autorisation exceptionnelle donnée par l'autorité territoriale.

2. Droit européen en faveur d’un congé annuel d’au moins 4 semaines

Selon l’article 7 de la directive européenne 2003/88/CE du 4 novembre 2003 concernant certains aspects de l’aménagement du temps de travail, les Etats membres de l’Union Européenne doivent prendre les mesures nécessaires pour que tout travailleur bénéficie d’un congé annuel d’au moins 4 semaines.

Deux arrêts de la CJUE des 20 janvier & 10 septembre 2009 ont précisé la portée de l’article 7 de cette directive européenne du 4 novembre 2003.

Le droit au congé annuel payé ne saurait s’éteindre à l’issue de la période de référence lorsque le travailleur s’est trouvé en congé de maladie durant tout ou partie de la période de référence.

3. Report automatique des congés annuels non pris pour cause de maladie

 Au final la circulaire NOR/COT/B/11/17639/C de la DGCL du 8 juillet 2011 établit que, compte tenu des éléments juridiques précités, il appartient à l’autorité territoriale (maire ou président) d’accorder automatiquement le report du congé annuel restant dû au titre de l’année écoulée à l’agent qui, du fait d’un des congés de maladie prévus par l’article 57 de la loi n°84-53 du 26 janvier 1984, n’a pas pu prendre tout ou partie dudit congé au terme de la période de référence.

Les congés de maladie permettant de reporter un congé annuel sont les suivants : (1) congés de maladie ordinaire (2) congés de maladie liés à une maladie professionnelle ou à un accident de service (3) congés de longue maladie (4) et congés de longue durée.

Sylvie WEISSLER

Secrétaire Nationale

mars 2012

La commission d'accès aux documents administratifs (CADA) considère qu'un arrêté individuel d'attribution de N.B.I est communicable (avis n° 20113674). Pour cela, elle s'appuie notamment sur les dispositions de l'article L.2121-26 du CGCT aux termes desquelles « (…) Toute personne physique ou morale a le droit de demander communication des procès-verbaux du conseil municipal, des budgets et des comptes de la commune et des arrêtés municipaux. (...) ». La CADA rappelle néanmoins la jurisprudence du Conseil d'État (CE 10 mars 2010, N° 303814) selon laquelle ces documents sont communicables à l'exception de ceux portant une appréciation ou un jugement de valeur sur une personne physique nommément désignée ou facilement identifiable

Télétravail dans la fonction publique : l'expérimentation menée en Côte-d'Or montre une réticence des managers
« Il va nous falloir, avec le service des ressources humaines, travailler sur les modes managériaux afin de débloquer les craintes des personnels encadrants » quant au télétravail, indique à AEF Josette Thévenin, déléguée à la mise en place du télétravail, à titre expérimental, au sein du conseil général de Côte-d'Or. La collectivité compte 2 700 agents et l'expérimentation, qui a débuté en février 2011, concerne douze agents (trois cadres A, trois cadres B et six cadres C). Vingt-deux agents, qui se sont portés candidats au télétravail, ont été écartés de la phase expérimentale après que leur n+1 a refusé leur demande. « Nous avons demandé aux encadrants d'expliquer les raisons de leur refus mais, dans la phase expérimentale, nous n'avons pas remis en question leurs arguments », souligne Patrick Lhote, directeur général adjoint. « Nous ne voulions pas mettre les agents en situation d'échec. »

L'expérimentation est conduite au sein du conseil général de Côte-d'Or, que préside François Sauvadet. Le ministre de la Fonction publique a chargé Pierre Morel-À-L'Huissier, député (UMP) de Lozère, « d'étudier l'opportunité de mesures législatives visant à permettre le développement du télétravail dans la fonction publique » dans un rapport dont les conclusions doivent être présentées le 15 septembre. Une concertation avec les syndicats devrait s'ouvrir sur le sujet dès septembre.

Dans la collectivité dont il est le président, l'expérimentation est conduite sous la direction d'une équipe projet, qui associe des agents du pôle interdirectionnel ressources internes et du pôle interdirectionnel aménagement et développement durable du territoire, l'ensemble des directeurs généraux adjoints, un représentant du service environnement au travail, un encadrant concerné par l'expérimentation et un agent dont le collègue expérimente le télétravail. Ce groupe de travail analyse les retours sur expérience et définit de nouveaux objectifs (pour lever une difficulté par exemple). L'ensemble des travaux est régulièrement présenté aux représentants syndicaux, sans attendre les réunions officielles du CTP (comité technique paritaire).

UN PANEL DE FONCTIONS REPRÉSENTATIF

L'expérimentation concerne des agents rattachés à différents pôles de la collectivité, représentatifs de l'ensemble des fonctions occupées, y compris les personnels ayant une fonction d'encadrement. « Nous expérimentons le télétravail avec une personne qui, en plus du secrétariat, est chargée de l'accueil », indique ainsi Alain Duroux, qui encadre une télétravailleuse, au sein de l'agence territoriale de l'Auxois Sud-Morvan. « Nous avons travaillé, en amont, avec les trois personnes qui peuvent suppléer son absence, pour répartir différemment les tâches. Puisqu'elle est impactée, toute l'équipe doit adhérer au télétravail, qui peut être vu a priori comme un avantage. » Seules les fonctions qui nécessitent d'être présent sur site ont été écartées de l'expérimentation : c'est le cas des agents dans les collèges et des agents chargés de l'entretien des routes notamment.

Le conseil général a mis en place le télétravail en s'appuyant sur l'accord national interprofessionnel sur le télétravail du 19 juillet 2005 qui transpose l'accord-cadre européen du 16 juillet 2002. À ce titre:
- le télétravail est basé sur le volontariat ;
- la décision de passer au télétravail est réversible par accord individuel et/ou collectif ;
- le passage au télétravail n'affecte pas le statut d'emploi du télétravailleur qui continue à bénéficier des mêmes droits que les autres agents.
Le conseil général précise notamment que les agents télétravailleurs « disposent des mêmes droits à l'avancement ».

GARDE-FOU

Selon l'accord national, l'employeur doit également respecter la vie privée du télétravailleur et, à ce titre, ne pas mettre en œuvre des moyens pour l'évaluation de l'activité qui seraient disproportionnés. Dans le cadre de l'expérimentation, chaque personnel encadrant décide de ses critères d'évaluation, formalisés dans une fiche de liaison, dans le cadre de la convention que l'agent signe avec l'institution et avec son supérieur hiérarchique, pour définir les modalités de mise en œuvre et de suivi du télétravail. Cette convention précise notamment les conditions d'emploi, en tenant compte des spécificités des missions du poste concerné, et les plages horaires pendant lesquelles l'agent est nécessairement joignable. « Nous avons retenu les mêmes plages horaires que pour les agents au siège (9h15-11h30 et 14h15-16h30) », précise David Genet, directeur adjoint aux ressources humaines.

La mise en place du télétravail au sein du conseil général de Côte-d'Or comporte, dans sa phase expérimentale, un autre garde-fou. « Le télétravail, tel que nous l'avons pensé au conseil général, ne doit pas servir à régler un problème de garde », précise ainsi Josette Thévenin. Les agents peuvent opter pour le télétravail à raison d'un ou deux jours par semaine, le mardi ou le jeudi. « Nous avons exclu le lundi et le vendredi, pour éviter la tentation des week-ends prolongés, ainsi que le mercredi, parce que nous considérons que le télétravail ne doit pas servir à régler un problème de garde. ».

LIMITES TECHNIQUES

À la demande du CTP, inquiet des risques d'isolement pour les télétravailleurs, le département a retenu « la formule pendulaire », qui permet d'alterner le travail au domicile et le travail dans les locaux du conseil général. La collectivité indique que l'agent « doit prévoir un espace de travail à son domicile, dans lequel sera installé l'équipement informatique ». « Cet espace doit présenter les conditions nécessaires à un exercice satisfaisant du télétravail (hygiène, ergonomie, connexions électriques, environnement…). » Les vérifications, dans la phase expérimentale, ont été réalisées d'après photo fournie par l'agent.

Techniquement, le transfert d'appel permet à l'agent d'être joignable par tous, comme s'il était à son bureau dans les locaux du conseil général. « Les logiciels sont virtualisés sur les postes des agents », indique Sylvain Gressard, chargé de mission TIC au conseil général. Les agents retrouvent donc à leur domicile un environnement informatique identique à celui qu'ils ont au bureau, sans que leur ordinateur personnel ne s'en trouve perturbé. Seuls trois logiciels, utilisés par les agents du conseil général, ne sont pas entièrement virtualisés à ce jour. « Certains logiciels ne sont pas adaptés à une virtualisation, commente Sylvain Gressard. C'est le cas de Photoshop et d'InDesign par exemple. On arrive sans doute là aux limites (techniques) du télétravail. »

UNE NÉGOCIATION NÉCESSAIRE AVANT LA GÉNÉRALISATION

Dans le cadre de l'expérimentation, les agents utilisent leur matériel informatique personnel, mais Lionel Mori, membre du CTP, secrétaire de section (CFDT), souhaite que « la collectivité fournisse l'équipement ». « Nous serons, dans le cadre des négociations qui vont s'engager, vigilants sur ce point précis », dit-il. Le conseil général, de son côté, n'a pas tranché la question. « Certaines collectivités prêtent le matériel, d'autres prennent en charge les abonnements internet, en fait parce que le protocole d'accord interprofessionnel n'est pas très précis dans ce qu'il entend par la mise à disposition de matériel », indique David Genet. Patrick Lhote, de son côté, estime a priori que les agents peuvent utiliser leur matériel personnel. « Tous les matériels, grâce au serveur, sont compatibles, dit-il. Ce n'est donc pas un obstacle. »

« Pour que les agents aient une qualité de matériel identique à celle des agents sur site, il faut qu'ils soient équipés par la collectivité, soutient de son côté Lionel Mori. Pour nous, cela fait partie des conditions de la mise en place du télétravail. Même chose pour le matériel, le fauteuil par exemple, dont l'ergonomie doit assurer de bonnes conditions de travail. Ce sont des choses sur lesquelles nous devons travailler. »

FIXER LES OBJECTIFS ET LES MOYENS

Dans le cadre de l'expérimentation, les chefs de service ont défini avec leurs agents les missions qui seraient traitées à domicile et ils ont déterminé la nature des pièces que l'agent pourrait emmener. « Nous ne pouvons pas laisser sortir toutes les pièces comptables », note ainsi Michèle Domange, chef de service, en charge de la coordination administrative et budgétaire et de l'aide sociale générale (pôle solidarité-famille). Avec le service informatique, il a été entendu que les agents n'imprimeraient rien chez eux, réservant les impressions sur papier à en-tête à leur retour au bureau. Grâce à la virtualisation des postes de travail, aucun fichier, aucune donnée ne reste sur l'environnement personnel de travail. La confidentialité des données est ainsi respectée et le risque de voir un enfant, par exemple, les effacer, est nul.

Au conseil général, les personnels encadrants concernés sont satisfaits du travail conduit par le membre de leur équipe qui télétravaille. Selon Josette Thévenin, « les premières évaluations montrent des objectifs de production dépassés ». Chargée d'étudier les demandes de subvention émanant des associations, mais également du contrôle d'effectivité de l'APA (allocation personnalisée d'autonomie), Pascale Chervet indique ainsi multiplier précisément par deux le nombre de dossiers qu'elle étudie chez elle en une journée, passant de dix à vingt. « Pascale est souvent sollicitée par ses collègues qui, lorsqu'ils ne savent pas, ne cherchent pas forcément et se tournent vers elle, confirme Michèle Domange, sa supérieure hiérarchique. Elle est souvent dérangée. »

TAYLORISATION

« Le télétravail permet de se débarrasser des tâches répétitives pour être davantage disponible quand on est sur site, commente de son côté David Genet. On taylorise un peu plus les tâches sur certains postes de travail, qui sont du coup mieux organisés. » Il cite l'exemple du seul agent, à un poste d'encadrement, qui teste le télétravail. « La journée où ce cadre RSA-insertion n'est pas là sert de pivot dans le semaine et elle structure le travail des équipes. Durant cette journée, il prévoit de valider les dossiers de demande d'aides. Les membres de son équipe les lui remettent donc la veille, le lundi soir, ce qui permet d'améliorer les délais de traitement. »

Patrick Lhote, qui se fonde sur les retours d'expérience, précise qu'ils notent « une réalisation des tâches plus approfondie », « une meilleure efficacité », « une amélioration de la qualité de la prestation », « un meilleur dialogue dans l'équipe », « une autonomie renforcée des agents placés sous l'autorité du télétravailleur » et « une anticipation de la gestion des dossiers ». Les encadrants posent cependant une réserve que résume Michèle Domange, chef de service, responsable hiérarchique de Pascale Chervet : « Le télétravail nécessite un suivi plus régulier pour faire le point sur les objectifs. Nous avons choisi de le faire, dans mon service, une fois tous les mois. Quand le télétravail ne concerne qu'une personne, ça va, c'est facile. Mais si cela devait concerner plus de monde, il nous faudrait sans doute trouver d'autres méthodes managériales ».

RESSENTI

Télétravailleur, Jean-Christophe Cottignies estime de son côté que cette organisation améliore « la qualité de vie ». Outre que le télétravail lui évite 50 kilomètres aller-retour, il lui permet « un gain sur le sommeil ». « Ma seule crainte, liée à l'isolement, c'est la baisse de l'activité physique sur la journée, note-t-il. Lorsque je viens à Dijon, j'ai beaucoup de déplacements, ne serait-ce que pour aller dans les autres bureaux ou aller déjeuner. Chez moi, en trois pas, je suis partout. Je mange en travaillant. »

Le groupe de travail, chargé du suivi de l'expérimentation va, courant octobre, étudier les résultats de l'enquête conduite dans les services, qui vise à mesurer la perception qu'a le télétravailleur des relations avec ses collègues et, inversement, la perception qu'ont les collègues de la situation. « Ça a par fois été assez difficile à faire passer, souligne Pascale Chervet. Ce sera à nous de communiquer auprès des autres agents sur les avantages et les inconvénients du télétravail. Pour leur expliquer, notamment, que dans télétravail, il y a travail, pas télé ! »

« Il nous faut présenter les résultats de l'expérimentation à l'ensemble des cadres pour leur expliquer, notamment, que peu de missions sont vraiment incompatibles avec le télétravail car la généralisation ne pourra se faire que si l'encadrement adhère », note Josette Thévenin, soutenue par Patrick Lhote, qui avance que « les refus que nous avons reçus ne nous ont pas tous paru réellement motivés ». « La généralisation ne fait quasiment aucun doute », avance Patrick Lhote. « Nous attendons qu'une réglementation nationale soit mise en palace, pour que tous les départements soient équitables, par rapport aux questions matérielles par exemple », ajoute Josette Thévenin.

DES SYNDICATS ATTENTIFS MAIS NON SUSPICIEUX

Les syndicats, en CTP, se sont notamment interrogés sur les intentions du conseil général. « S'agit-il, notamment, d'économiser des postes de travail dans des locaux assez densément peuplés ? Allons-nous vers une externalisation des tâches ? Ce sont des questions qui ont été abordées en CTP », indique Lionel Mori, secrétaire de section (CFDT) au conseil général, membre du CTP. « Aujourd'hui, il y a moins de suspicion, ajoute-t-il. Ce qui nous paraît important, c'est de voir avec les collègues le bien-être que ça leur apporte. Une de mes collègues, CFDT, les a contactés par téléphone pour les interroger. Il ressort essentiellement une baisse du stress, une concentration plus importante, une meilleure gestion du temps de travail (même si des plages horaires fixes sont imposées), une autonomie renforcée. »

L’UNSA Fonction Publique a signé :

ACCORD SUR LA SANTE ET LA SECURITE AU TRAVAIL
DANS LA FONCTION PUBLIQUE

Un nouvel élan sur la santé et la sécurité au travail :

Les mesures de l’accord du 20 novembre 2009 visent toutes à rapprocher le
régime de la fonction publique de celui du secteur privé, tout en respectant
les spécificités propres à chacun des secteurs. L’objectif ciblé est la connaissance
et la prévention des risques professionnels, en renforçant les instances
et les acteurs de mise en oeuvre des politiques de prévention.

L’accord s’articule autour de 3 axes :

L’axe 1 regroupe des actions relatives aux instances et acteurs opérationnels
compétents en matière de santé et sécurité au travail

• Mise en place de CHSCT dans la FPE et FPT et évolution de leur rôle dans la FPH ;
• Amélioration du fonctionnement du réseau d’ACMO, des IHS ;
L’axe 2 est relatif aux objectifs et outils de la prévention des risques
professionnels, en favorisant la prise en compte globale des risques
par leur évaluation.

• Achèvement de la mise en place généralisée du document unique (DU) ;
• Evaluation et prévention des problèmes de santé liés aux risques psychosociaux
ainsi qu’aux troubles musculo-squelettiques ;
• Amélioration de la formation des agents de la fonction publique.
L’axe 3 est relatif aux dispositifs d’accompagnement des atteintes
à la santé.

• Amélioration du fonctionnement des instances médicales ;
• Meilleure gestion du régime d’invalidité des fonctionnaires de l’Etat.
La mise en oeuvre des mesures de l’accord
devait s’échelonner entre 2010 et 2012.
L’UNSA Fonction Publique regrette fortement
que la Fonction Publique Territoriale, doive attendre 2014
(après les élections) pour bénéficier
de la mise en place des CHSCT.

Le nouveau décret prévoit
l’élargissement de la compétence des CHS

sur l’Hygiène et la Sécurité aux conditions de travail.

Avec la création des CHSCT et le renforcement du suivi médical des agents,
on devrait constater une amélioration sensible des conditions de travail
dans les services et une meilleure prévention des risques, notamment des
risques psychosociaux.

Les organisations syndicales représentées au CT Ministériel seront consultées
pour l’organisation du réseau CHSCT.

Composition :

Les représentants du personnel, qui auront un mandat de 4 ans, sont toujours
désignés en référence à une élection, en l’occurrence celle des Comités
Techniques. Ils peuvent être choisis parmi les agents exerçant leurs
fonctions dans le périmètre de la communauté de travail.
Le président du CHSCT sera le seul membre de l’administration. D’autres
personnes pourront être convoquées par lui, mais elles n’auront pas voix
délibérative.

Pour en savoir plus :

www.unsa-fp.org

Rôle et missions des CHSCT : Rôle et missions des CHSCT :
Les consultations du CHSCT ont été calquées sur celles des CHSCT telles
que prévues par le code du travail.

Le nouveau décret réorganise les compétences de leurs missions (droit
de visite, analyse des risques, enquêtes…) des consultations générales
ainsi que les documents spécifiques qu’il a vocation à connaître (rapport
annuel).

Un nouvel article précise les dispositions relatives aux CHSCT des établissements
publics.

Des CHSCT « spéciaux » peuvent être créés en cas de risques particuliers
ou de regroupements d’agents dans un même immeuble.

Mise en place de 2 niveaux d’anciens « ACMO » remplacés par des assistants
de prévention et le cas échéant des conseillers de prévention. Une
lettre de cadrage leur précisera les moyens qui leur sont accordés pour
l’exercice de leurs missions.

Inspecteurs d’Hygiène et Sécurité : les IHS sont nommés par le directeur
d’établissement. Ils peuvent être communs à plusieurs administrations et
établissements publics. Ils sont rattachés aux services d’inspection générale
des ministères concernés.

Formation : les représentants du personnel bénéficient d’une formation
de 5 jours minimum au cours de leur mandat, renouvelée à chaque mandat.
Celle-ci relève de la responsabilité de l’employeur.

Elle doit permettre aux représentants du personnel au sein des CHSCT :
« De développer leur aptitude à déceler et à mesurer les risques professionnels
et leur capacité d’analyse des conditions de travail ;
De les initier aux méthodes et procédés à mettre en oeuvre pour prévenir
les risques professionnels et améliorer les conditions de travail. »

Nouvelles dispositions : Nouvelles dispositions :
Clarification des dispositions concernant le registre visant à accueillir les observations
des agents.
Précisions apportées sur la formation des représentants aux CHSCT (notamment
sur le contenu de la formation).
L’agent chargé des fonctions d’inspection pourra donner un avis sur la création
des CHSCT Spéciaux.
Nouvel article issu de l’article L4612-7 du code du travail visant à la possibilité
d’entendre le chef d’un établissement voisin qui aurait des incidences sur la
santé des agents couverts par le CHSCT.
Des précisions sont apportées sur les possibilités de réunions conjointes de
CHSCT.
Possibilité d’utilisation de la visioconférence pour les réunions des CHSCT.
Dissolution du CHSCT en cas de difficultés de fonctionnement.

Les chantiers en cours :
Elaboration de la circulaire d’application du décret 2011-774 du 28 juin 2011
Examen du projet de règlement intérieur type des CHSCT.
Des rapports circonstanciés devraient paraître fin 2011 sur :

• Le fonctionnement des instances médicales notamment les commissions
de réforme.
• Les outils de prévention des risques psychosociaux.
Pour être en mesure d’agir efficacement au sein de ces instances, compte tenu
des évolutions survenues (responsabilités nouvelles en matière de conditions
de travail), il faut que les représentants des personnels puissent se former, en
début de mandat et régulièrement, tout au long de leur activité.

LES ENJEUX ET LES PRIORITÉS LES ENJEUX ET LES PRIORITÉS
En prenant le prétexte de la spécificité de la Fonction publique, le gouvernement
a refusé un alignement complet sur le code du travail.

Les modalités de fonctionnement du secteur privé, prévues notamment en
matière de contrôle des conditions de travail et de prévention des risques,
ainsi que dans d‘éventuelles actions en justice en cas de litiges, ne pourront
donc pas s’appliquer dans la Fonction publique. Le recours à l’inspection du
travail, par exemple, ne sera possible que de façon très limitée et dans des
cas de figure très circonscrits.

L’Etat employeur, les établissements publics, les collectivités territoriales,
ne souhaitent pas a priori donner aux agents publics, dans le domaine de
la santé, de la sécurité et des conditions de travail, tout à fait les mêmes
droits que ceux attribués aux salariés du privé.

Ce qui inquiète l’UNSA Fonction Publique à ce sujet, c’est que généralement
les délais de réponse du Tribunal administratif s’avèrent assez
longs. Quand la santé et la sécurité au travail des agents sont engagées,
quand des risques précis sont identifiés sur le terrain, il faut faire preuve
d’une grande réactivité. Il est à craindre aussi sans doute que les jugements
des Tribunaux administratifs portent plus sur la forme que sur le fond.

Les CHSCT doivent être de véritables leviers d’évolution, en jouant pleinement
leurs rôles en matière de prévention des risques, en engageant au besoin
des expertises, en menant des enquêtes ciblées, en exigeant aussi une
consultation chaque fois que la loi le prévoit (en particulier dans le cas des
réorganisations du travail).

Compte tenu de la forte dégradation des conditions de travail observée
dans les services, cela correspond aujourd’hui à une priorité absolue, et

l’UNSA Fonction publique se battra résolument sur le terrain pour que
l’esprit de l’accord de 2009 soit toujours respecté, tant dans les textes et
leur interprétation que dans les diverses actions à conduire.

c’est notre détermination à proposer,
à négocier, à agir pour que les évolutions
de la Fonction publique soient
porteuses d’améliorations pour
les agents et pour le service rendu
au public.

c’est notre obstination à combattre
toutes les réformes qui abiment,
qui privatisent, qui rabotent
les missions de service public.
C’est notre refus absolu de voir remis
en cause ce qui constitue le ciment
de notre société.

c’est une action quotidienne auprès
des agents titulaires et contractuels
de la Fonction publique pour défendre
et améliorer leurs conditions de travail,
leurs rémunérations, leurs parcours
professionnels, leurs formations.

Le décret relatif au dossier individuel des agents publics et à sa gestion sur support électronique publié au JO
La mise en œuvre de la gestion des dossiers individuels des agents publics sur support électronique fait l'objet d'un décret n° 2011-675 du 15 juin 2011 <http://www.legifrance.gouv.fr/affichTexte.do?cidTexte=JORFTEXT000024192424> publié au Journal officiel du vendredi 17 juin 2011. Le texte concerne les fonctionnaires civils, agents non titulaires, personnels à statut ouvrier des administrations de l'État, des régions, des départements, des communes et de leurs établissements publics, y compris les établissements relevant de la fonction publique hospitalière mentionnés, à l'exclusion des fonctionnaires des assemblées parlementaires et des magistrats de l'ordre judiciaire. L'application du décret est conditionnée à l'adoption de l'arrêté du ministre chargé de la Fonction publique établissant une nomenclature cadre des documents pouvant composer le dossier individuel, prévu à l'article 2 du décret.

Le décret est pris en application de l'article 29 de la loi n° 2009-972 du 3 août 2009 relative à la mobilité et aux parcours professionnels, modifiant l'article 18 de la loi n° 83-634 du 13 juillet 1983 portant droits et obligations des fonctionnaires.

Aux termes de cet article 18, « le dossier du fonctionnaire doit comporter toutes les pièces intéressant la situation administrative de l'intéressé, enregistrées, numérotées et classées sans discontinuité », et il ne peut y être fait état « des opinions ou des activités politiques, syndicales, religieuses ou philosophiques de l'intéressé ». Cet article consacre également le droit d'accès de tout fonctionnaire à son dossier individuel dans les conditions définies par la loi. Les règles ainsi énoncées visent à garantir l'authenticité, la neutralité, la confidentialité et l'accessibilité du dossier individuel.

Le décret du 15 juin 2011 met en œuvre ces dispositions dans le cadre de la gestion du dossier individuel sur support électronique, afin que les mêmes garanties restent offertes aux agents. La gestion des dossiers individuels sur support électronique ne constitue pas une obligation pour les autorités administratives ou territoriales gestionnaires. La mise en œuvre de cette faculté est conditionnée à la publication d'un arrêté ou d'une décision de l'autorité administrative ou territoriale pris après avis du comité technique compétent afin de définir les modalités de création et de passage à la gestion des dossiers sur support électronique conformément à l'article 9 du décret.

LE DÉTAIL DU DÉCRET

DOSSIER INDIVIDUEL DE L'AGENT PUBLIC. Le décret prévoit que le dossier individuel de l'agent public est composé des documents qui intéressent sa situation administrative, notamment ceux qui permettent de suivre son évolution professionnelle. Le dossier individuel est unique.

GESTION SUR SUPPORT ÉLECTRONIQUE. Le dossier individuel peut être créé et géré, en tout ou partie, sur support électronique, soit à partir de documents établis sur support papier et numérisés, soit à partir de documents produits directement sous forme électronique. Chaque document est classé par référence à une nomenclature cadre qui sera établie par arrêté du ministre chargé de la Fonction publique. En cas de coexistence des supports électronique et papier, toute pièce versée au dossier ne peut être conservée que sur l'un des deux supports, selon le mode de gestion choisi par l'administration.

CONFIDENTIALITÉ. L'autorité administrative ou territoriale chargée de la gestion du dossier est tenue de prendre toute précaution pour préserver la confidentialité des données personnelles ainsi que l'intégrité, l'accessibilité et la lisibilité du dossier sur support électronique. L'ensemble des informations attachées aux documents doit répondre aux mêmes obligations et permettre la traçabilité des opérations de gestion.

HABILITATIONS. Des habilitations sont délivrées par l'autorité administrative ou l'autorité territoriale aux agents chargés de la gestion des dossiers désignés à cet effet. Pour chacun de ces agents, l'habilitation précise les documents et les types d'opérations autorisés ainsi que sa durée. Des habilitations peuvent, le cas échéant, être délivrées, dans les limites de leur domaine d'intervention, à des tiers, notamment aux représentants du personnel, lorsque leur accès au dossier de l'agent est prévu par une disposition législative ou réglementaire. Les règles de gestion des habilitations sont précisées par l'arrêté ou la décision.

RÉFÉRENTIELS. L'autorité administrative ou territoriale chargée de la gestion des dossiers individuels sur support électronique recourt à des fonctions de sécurité et d'interopérabilité conformes aux règles techniques fixées par les référentiels de sécurité et d'interopérabilité.

MOBILITÉ. En cas de mobilité de l'agent, le dossier sur support électronique reste géré par l'autorité administrative ou territoriale d'origine. L'autorité administrative ou territoriale d'accueil transmet à cette dernière sans délai les documents du dossier établis pendant la période où cet agent exerce des fonctions en son sein.

Lorsqu'est rompu le lien statutaire ou contractuel avec l'autorité administrative ou territoriale d'origine, le dossier sur support électronique est transféré à l'autorité administrative ou territoriale d'accueil. Lorsque celle-ci ne gère pas le dossier individuel de ses agents sous forme électronique, l'autorité administrative ou territoriale d'origine est tenue de créer sur support papier une copie conforme du dossier individuel électronique de l'agent concerné et de la lui transmettre. Le dossier électronique est alors détruit dans le délai fixé par l'arrêté ou la décision.

ARRÊTÉ OU DÉCISION. Les modalités de création et de passage à la gestion des dossiers sur support électronique sont définies par arrêté ou décision de l'autorité administrative ou territoriale pris après avis du comité technique compétent. Cet arrêté ou cette décision fixe la liste des documents et les catégories de personnels concernés ainsi que le calendrier de mise en œuvre de cette gestion. Il fixe notamment une date à compter de laquelle toute nouvelle pièce versée au dossier ne peut l'être que sous format électronique. Le comité technique compétent est tenu informé des systèmes d'information et procédés utilisés pour la création et la gestion sur support électronique des dossiers individuels des agents intéressés.

ARCHIVAGE. Au terme de sa durée d'utilité administrative, le dossier géré sur support électronique fait l'objet d'un archivage dans un service public d'archives au titre des archives définitives ou est éliminé sous le contrôle scientifique et technique de l'État sur les archives.

ACCÈS DE L'AGENT À SON DOSSIER INDIVIDUEL. Les agents dont le dossier a été dématérialisé sont tenus informés des modalités pratiques d'exercice des droits d'accès et de rectification, de formulation d'observations et d'obtention d'une copie. Leur sont communiquées les coordonnées de l'autorité administrative ou territoriale auprès de laquelle ils peuvent exercer ces droits. En cas de coexistence d'un support électronique avec un support papier, la demande d'accès et de rectification est valable pour l'ensemble du dossier, quel qu'en soit le support.

L'agent peut obtenir, à sa demande, une copie de tout ou partie des éléments de son dossier géré sur support électronique par transmission des documents correspondants à son adresse électronique professionnelle nominative ou par remise d'un support numérique ; ou par remise d'une copie sur support papier conforme à l'original.